Die Arbeitszeit ist ein wichtiger Faktor für jedes Unternehmen.
Sie zeigt nicht nur die Anwesenheit und Fehlzeiten der Mitarbeiter, sondern auch noch zustehende Urlaubstage im Jahr. Um hier eine optimale Übersicht zu haben, sollte man regelmäßig die Arbeitszeit erfassen. Damit gewährleistet man eine effiziente Verwaltung sowie die Einhaltung von arbeitsrechtlichen Bestimmungen.
Arbeitszeiterfassung – was ist das eigentlich?
Arbeitszeiterfassung ist das System, das Mitarbeitern zuordnet, wie viel Zeit sie am Arbeitsplatz verbringen. Dies kann entweder manuell oder automatisiert erfolgen. Bei einem manuellen System tragen die Mitarbeiter selbst ihre Arbeitszeiten in ein Dokument ein, welches täglich im Unternehmen aktualisiert wird. Alternativ können sie anhand von Stundenzetteln die Arbeitszeit selbst notieren und vom Chef bestätigen lassen.
Beim automatisierten System übernimmt diese Aufgabe das System selbst; es ermittelt also die individuelle Arbeitszeit der Mitarbeiter, basierend auf deren Aktivitäten im Unternehmen. Diese Kontrolle ist einfacher möglich, wenn ein automatisches System genutzt wird. Dieses ermittelt die Arbeitszeit aufgrund bestimmter Kriterien. Es kann etwa mittels elektronischer Zugangskontrolle festgestellt werden, wann die Mitarbeiter ihr Büro betreten und verlassen oder wann sie Zugang zu bestimmten Räumlichkeiten haben.
Warum ist die richtige Arbeitszeiterfassung wichtig?
Unternehmen aller Größen können durch eine optimierte Arbeitszeiterfassung Kosten sparen. Diese Methode sorgt dafür, dass Mitarbeiter nur für die Zeit bezahlt werden, in der sie sie tatsächlich gearbeitet haben.
Das bedeutet, dass Unternehmen unter Umständen weniger Lohnkosten haben können, sollte etwa ein Mitarbeiter zu spät am Arbeitsplatz erscheinen. Diese Zeit wird anders als bei einem festgelegten Gehalt nicht vergütet.
Wie können sich Unternehmen die perfekte Lösung vorstellen?
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitszeiterfassungssystemen, die für Unternehmen unterschiedlicher Größe geeignet sind. Die richtige Lösung hängt jedoch immer von den Bedürfnissen des einzelnen Unternehmens ab. Grundlegende Funktionen, die ein solches System haben sollte, sind etwa Zeiterfassung, Urlaubsplanung oder auch das Erstellen von Arbeitszeitstatistiken.
Eine gute Arbeitszeiterfassungslösung sollte intuitiv zu bedienen sein und wenig Zeit in Anspruch nehmen. Viele Lösungen bieten eine webbasierte Oberfläche, die von jedem Computer oder Smartphone aus zugänglich ist. Dies ist besonders wichtig, wenn das Unternehmen Mitarbeiter an verschiedenen Standorten einsetzt.
Die Lösung sollte auch über eine API (Application Programming Interface) verfügen. Dies ermöglicht es Drittanbietern, Erweiterungen oder Anwendungen für die Lösung zu entwickeln. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die spezifische Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung haben.
Fazit
Arbeitszeiterfassung ist eine wichtige Funktion für Unternehmen jeder Größenordnung. Diese Lösung ermöglicht es, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu verwalten. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und es können unnötige Kosten gespart werden.