Seit einigen Jahren gibt es die Möglichkeit, Office-Programme auch als Online-Version zu nutzen.
Dies ist die Alternative zur traditionellen lokalen Installation, die seit Jahrzehnten weitverbreitet ist. Die beiden Varianten unterscheiden sich in vielen Punkten. Aus diesem Grund solltet Ihr Euch die Wahl gut überlegen.
Wir standen gerade wieder vor dem „Problem“ und beleuchten daher für Euch in diesem i-mal-1 die Unterschiede zwischen Microsoft 365 und dem klassischen Office.
Online oder On Premises – grundlegende Unterschiede in der Verwendung
Microsoft 365 gehört zur Kategorie Software as a Service. Microsoft stellt die Software direkt zur Nutzung über die Cloud bereit. Das Modell Software as a Service hat den Vorteil, dass die IT-Abteilung keinen Aufwand mit der Installation und Updates hat. Dies übernimmt Microsoft automatisch. Die Software ist damit immer auf einem aktuellen Stand.
Microsoft Office 2021 als On Premises-Software hingegen erfordert eine lokale Installation. Dies muss auf jedem Arbeitsplatz erfolgen. Gleiches gilt für Updates, die aufgespielt werden müssen. Microsoft erleichtert dies jedoch für Unternehmen durch zentralisierte Updates, die über das Netzwerk ausgerollt werden können.
Datenspeicherung und Sicherung der Dateien
Auch die Art und Weise, wie die Dokumente gespeichert werden, unterscheidet sich zwischen den beiden Versionen. Die Datenspeicherung in Office 365 ist mit dem OneDrive-Speicher in der Cloud verknüpft. So sind die Dateien automatisch in der Cloud gespeichert. Unternehmen können Lösungen implementieren, sodass alle Mitarbeiter im Netzwerk auf diese Daten zugreifen können. Bei dem klassischen Microsoft Office erfolgt die Datenspeicherung hingegen primär lokal.
Egal, auf welche Art und Weise die Datenspeicherung erfolgt, eine Sicherung sollte in jedem Fall erfolgen. Sonst droht Euch ein Verlust, wenn die Dateien verloren gehen. Dies kann auch den Office-Dokumenten in der Cloud widerfahren. Löscht ein Nutzer diese aus Versehen oder mit böswilliger Absicht, kann es auch hier zu einem Datenverlust kommen. Deshalb benötigen vor allem Unternehmen eine Microsoft Office 365 Backup Solution. Externe Dienstleister bieten praktische Lösungen an. Diese führen beispielsweise automatisch Backups durch. Sie sind dann sicher und außerhalb der Reichweite von Mitarbeitern oder auch Cyberangriffen gelagert. Im Fall eines Datenverlustes steht so immer ein aktuelles Backup zur Verfügung, das sich umgehend wiederherstellen lässt.
Der Kostenfaktor
Sowohl für Unternehmen als auch für private Nutzer spielt der Kostenfaktor eine entscheidende Rolle. Jeder Nutzer benötigt sowohl bei Office 365 als auch bei Microsoft Office 2019 oder 2021 eine Lizenz.
Die Jahreslizenz für sechs User bei Office 365 ist für 50 bis 100 Euro erhältlich. Dies ist auf den ersten Blick günstiger als die Lizenzen für Microsoft Office 2021. Diese kosten für private Nutzer und Einzelplätze zwischen 150 und 300 Euro. Für Unternehmen sind hingegen die Volumenlizenzen von Office 2019 und 2021 interessant. Ab fünf Nutzern gibt es günstigere Lizenzen, die teilweise weniger als 15 Euro pro Arbeitsplatz kosten.
Die Art der Lizenzen unterscheiden sich grundlegend. Bei Office 2019 und 2021 wird die Lizenz einmalig erworben und sie gilt dauerhaft. Das Programm wird auf einem Rechner installiert und dort aktiviert. Es ist dann an diesen Computer gebunden.
Bei Office 365 hingegen erfolgt eine Bindung an das Online-Konto von Microsoft. Die Software ist dann für diesen Nutzer aktiviert. Der Nutzer kann Office 365 über sein Konto dann auf mehreren Rechnern ausführen. Jedoch ist die Dauer der Nutzung eingeschränkt. Bei Office 365 erwerbt Ihr ein Abo, das in der Regel für zwölf Monate gültig ist.